DATENSCHUTZINFORMATIONEN FÜR BEWERBER (M/W/D)
INFORMATIONEN NACH ART. 13, 14, 21 DER DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG (DS-GVO)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Bewerber (m/w/d) einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte.

1. Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das Unternehmen, bei welchem Sie sich im Einzelfall bewerben. In Frage kommen insoweit die folgenden Unternehmen der GARANT Gruppe, bei denen es sich insbesondere um verbundene Unternehmen im Sinne von § 15 AktG handelt. Allein verantwortlich für die Datenverarbeitung bleibt indes das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben:

GARANT Holding GmbH*
GARANT Marketing GmbH*
GARANT Service GmbH & Co. KG*

jeweils erreichbar unter
Hauptstr. 143, 33378 Rheda-Wiedenbrück
Telefon: +49(0)5242/409-0
E-Mail: datenschutz@garant-gruppe.de

oder

A 2 Forum Management GmbH
Gütersloher Straße 100, 33378 Rheda-Wiedenbrück
Telefon: +49(0)5242/969-0
E-Mail: datenschutz@garant-gruppe.de

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten für die oben mit einem Sternchen versehenen (*) Unternehmen erreichen Sie unterden im Folgenden genannten Kontaktdaten. Die weiteren Unternehmen verfügen nicht über einen Datenschutzbeauftragten; diese können unter den oben genannten Daten kontaktiert werden.

GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen
Telefon: +49 (0)2331/356832-0
E-Mail: datenschutz@gdi-mbh.eu

3. Genutzte Daten und Herkunft

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung übermitteln. Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten für die unter Ziff. 4 genannten Zwecke verarbeitet:

Daten zu Ihrer Person (z. B. Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Familienstand)
Daten zu Ihrer Qualifikation (insbesondere Bildungs- und Berufsabschlüsse, Zertifikate, Sprachkenntnisse, Zusatzqualifikationen)
Daten zu Ihrem Lebenslauf (inbesondere Art, Beginn, Ende, Ort und Dauer von Schulbildung, Ausbildung, Studium, Fortbildungen und Berufstätigkeiten)
ggf. Kontodaten im Rahmen einer Kostenerstattung
weitere übermittelte Unterlagen und sich daraus ergebende Informationen sowie weitere Angaben, die Sie uns gegenüber machen.
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind

Wir verarbeiten die Daten von potenziellen Bewerber(m/w/d), die wir aus dem eService-Portal der Bundesagentur für Arbeit erheben. Hier stellt die Bundesagentur für Arbeit die Vermittlungsvorschläge zur Verfügung. Die von dem eService-Portal erhobenen Daten sind z. B. Namen, Adressedaten, Angaben zum Lebenslauf und Geburtsdatum.
Wir verarbeiten darüber hinaus ggf. Daten zu Ihrer Person, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten haben (bespielsweise Angaben in sozialen Netzwerken, wie Xing oder LinkedIn).

4. Zweck der Verarbeitung, Rechtsgrundlage

4.1 Zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist daher Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Wir möchten alle Bewerber ausschließlich nach ihrer Qualifikation bewerten und bitten daher, auf Angaben über rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung in der Bewerbung möglichst zu verzichten.

4.2 Ihre erteilte Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten in einem Bewerberpool auch im Falle der Ablehnung ihrer jetzigen Bewerbung für den Fall, dass später bei uns ein erneuter Bedarf auftritt.
Wir verarbeiten die angegebenen Daten auf Grund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Sie können Ihren Widerruf an den unter Ziff. 1 benannten Datenschutzbeauftragten richten.

4.3 Kostenerstattung

Soweit wir Ihnen eine Kostenerstattung für Reisekosten zu einem Bewerbungsgespräch zugesagt haben oder Ähnliches verarbeiten wir Ihre Kontodaten zur Erstattung dieser Kosten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Versprechens zur Kostenerstattung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.4 Online-Bewerbung und Bewerbermanagement

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung über das Online-Formular auf unserer Webseite eingegebenen oder per E-Mail gesendeten Daten werden transportverschlüsselt übermittelt und automatisiert in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH („Personio"), welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet, betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, in dessen Rahmen Personio als Auftragnehmer oder als Unter-Auftragnehmer tätig wird. Für alle in Ziff. 1 genannten Gesellschaften wird ferner die GARANT Holding International S.A., Route de Trèves 42, 6793 Grevenmacher, Luxemburg als Auftragsverarbeiter tätig. Die Datenschutzhineise von Personio sind unter der folgenden URL einsehbar:
https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/

4.5 Datenverarbeitung im Falle einer Anstellung

Die von Ihnen übermittelten Daten nehmen wir im Falle der Begründung eines arbeitsrechtlichen Vertragsverhältnisses zu Ihrer Personalakte. Die Daten werden für die Abwicklung des Vertragsverhältnisses benötigt, sodass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO ist. Im Übrigen sind wir rechtlich zur Verarbeitung bestimmter Daten verpflichtet, etwa zur Abfürhung von Sozialabgaben oder Steuern, sodass Art. 6 Abs. 1 S. 2 lit. c) DSGVO jeweils in Verbindung mit der gesetzlichen Vorschrift, aus welcher die Pflicht, der wir unterliegen folgt, Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist.

5. Übermittlung von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die unter Ziff. 3 genannten Daten werden an staatliche Stellen übermittelt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche staatlichen Stellen können insbesondere die Finanzbehörden, die Zollverwaltung, aber auch die Gewerbeaufsichtsbehörden sein. Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der Auftragsbearbeitung übermittelt werden, insbesondere an IT-Dienstleister.

6. Dauer der Speicherung / Löschung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Auswahl eines geeigneten Kandidaten für die zu besetzende Stelle. Danach erfolgt die Löschung, spätestens dann, wenn keine zivilrechtlichen Ansprüche gegen uns mehr durchgesetzt werden können, die sich insbesondere aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz ergeben können. Soweit wir die Daten nicht unmittelbar löschen, werden wir die Daten mit einem Sperrvermerk versehen.

7. Drittlandübermittlung von Daten

Ihre Daten werden nur dann in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) übermittelt, wenn und soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Soweit wir uns zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern/Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die Vereinigten Staaten von Amerika) übermittelt werden.
Rechtsgrundlage der Übermittlung in Drittländer können von der EU-Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln i. S. d. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO sein. Ferner können einige unserer Dienstleister über von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DSGVO implementiert haben, die ebenfalls eine Datenübermittlung in Drittländer rechtfertigen können. Bei einigen weiteren Ländern (beispielsweise Schweiz, Japan) bestehen Landesbezogene Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, die eine Datenübermittlung ohne zusätzliche Schritte ebenfalls rechtfertigen. Für die Datenübermittlung in die USA besteht weiterhin das EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), welches für die unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search gelisteten Unternehmen als Rechtsgrundlage der Datenübermittlung dienen kann. Über den im Einzelfall eingesetzten Transfermechanismus können Sie Informationen von unserem Datenschutzbeauftragten erhalten.

8. Bestehende Datenschutzrechte

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht

auf Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG),
auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
auf Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG),
auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO),
sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art 77 DSGVO, § 19 BDSG).
Diese Ansprüche und Rechte bestehen jeweils im Umfang und nach Maßgabe der zitierten Vorschriften und können deshalb Einschränkungen unterliegen.

9. Datennutzung zur Profilbildung, Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sogenanntes „Profiling“).

10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet personenbezogene Daten im Rahmen der Bewerbung zur Verfügung zu stellen. Wir weisen darauf hin, dass unsere Möglichkeiten Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse einzuschätzen von den zur Verfügung gestellten Daten abhängen. Soweit Sie keine Daten bereitstellen, spiegelt unsere Einschätzung ggf. nicht Ihre tatsächliche Eignung für die zu besetzende Stelle wider, sodass Sie ggf. deswegen bei einer Einstellung nicht berücksichtigt werden können.
Im Rahmen einer etwaigen Einstellung erheben wir bestimmte Daten, die wir für die Vertragserfüllung benötigen (z. B. zur Auszahlung des Gehaltes) oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind (z. B. Daten zur Sozialversicherung).

11. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziff. 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.

Stand: 24.08.2023

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